初めてのワークショップ …を作ることになったあなたへ Q&A編

集中力が持続する時間の限界を意識したプログラム構成とすべきですが、 参加者の年齢や状態、ワークの内容などの組み合わせによって変わりますので、 それが何分なのか何時間なのかは一概に言えません。

全体の時間は45分,2時間,半日など、外部要因によって決まってくることが多いと思います。 その中で、ワークの内容で緩急をつけ、疲労度に応じて休憩を取るなどして調節しましょう。

目標を達するために1回の時間では足りず、別の日に続ける場合もあると思います。 ただ、あまり細切れにしてしまうと、前回の状態を思い出して、 その時の気持ちを取り戻すのに時間と努力を必要とします。

このような場合、たとえば、話し合いの経緯を模造紙や付箋などで記録しながら議論し、 次回も、そこから続けるようにすると、思い出しやすいかもしれません。

前回の欠席者が参加するような場合、そのフォローに余計な時間がかかるような気もしますが、 前回の出席者が記録を見ながら説明しつつ、前回欠席者からの質問に答えることで、 思い出すこと、共有すること、別視点から見直すことを同時に行うことができて、 自然に良い準備が出来るという面もあると思います。

募集の場合、見た人に参加してみようと思ってもらわなければなりませんので、 まずは魅力的なタイトルやキャッチコピーを工夫してください。 想定参加者がどんなことにメリットを感じるかを考えてみましょう。

もちろん、目的、内容、対象者、定員、日時、場所(地図などの案内も)、申し込み締め切り、 問い合わせ先などは必須でしょう。

対話主体の場合、適切な人数は5人程度以下でしょう。 それ以上では一部の人だけが発言するようになりがちです。 そのため、そのくらいのサイズでグループに分割することになります。 進行役(メインファシリテーター)は複数のグループを巡回して状況を把握し、 必要に応じて介入しますが、グループが多いとすべてを把握するのは困難です。 最低でももう1人のファシリテーターと分担したいところです。 理想的にはグループごとにファシリテーターをつけたいところです。

全体での共有の時間も設けますが、グループ数があまりに多いとそれも時間的に難しいでしょう。 そんな時にはワールドカフェという手段もあります。 もちろん、目的によりますが、全体でゆるやかに共通の認識や一体感を持つという意味では有効だと思います。

参加者数が多いと必然的に広い会場を使用することになると思います。 反響による音声の聞こえにくさも気にしておきましょう。

グループワークがある場合が多いと思いますので、 グループメンバーが机を囲めるような島型の配置ができるようにしましょう。 この時、島の間隔があまり近いと、他グループの声が干渉して自分のグループの対話に集中しずらくなります。 もちろん、進行役の声が聞こえにくい場合も問題ですが、これら音声明瞭性の問題には、 壁の材質などによる反響性も関わっています。

考えたり話したりするだけの場合でも、ずっと座ったままよりも、 ちょっと立ったり歩いたりできるスペースがある方が、脳の活動にも良いパフォーマンスが期待できます。 紙やペン、飲みものやお菓子などを１ヵ所において自由に取りに行くことでも、少し動きが生まれます。 ある程度余裕のある空間レイアウトを心がけましょう。

全員お互いによく知っている場合以外では、名札があったほうが話しやすいでしょう。 運営側であらかじめ作っておいてもよいですが、 その場で自分で手書きすると、参加の第一歩として気持ちの準備にもなる面もあります。 なお、ひもで首から下げるタイプの場合、座った時に机に隠れてしまって役に立たないこともあります。 ひもを短くしたり、机に置くためのスタンドなどを用意するなどの対応が必要です。

他には内容によって様々ですが、太めのペン、付箋、コピー用紙、養生テープ、ゴミ袋などは、 何かと重宝するかもしれません。

また、カメラやスマホなどを用意して写真を撮っておくと、 当日の記録、関係者への報告、連続の場合に次回思い出す材料、今後のPRなど、 様々に活用できる可能性があります。 なお、参加者には開始時までに撮影可否の確認を取っておきましょう。

こういう事態はそれなりの確率で起こります。 遅刻者は想定し、ある程度途中からでも参加できるプログラムデザインにしておいた方が良いでしょう。

開始時間を多少遅らせられるマージンがあれば、少し待ってみてもよいでしょう。

最初のアイスブレイクなどは途中からの参加も可能なものにしておく、 最初のアクティビティに参加していなくても、その後から参加できる代替手段を設けておくなど、 工夫をしておきましょう。

また、遅刻者に個別対応できるスタッフも決めておくと、余裕を持って対応できます。 特にオンラインの場合はこの人員は必須とも言えます。

まず最初に、あるいはその前の募集告知の段階で、当日のゴールは何か、 それによって参加者にとってどんなメリットがあるかを理解してもらいましょう。 特に大人の参加者にとって、これは安心感やモチベーションの確保に重要です。

また、開始前や開始直後は、程度の差こそあり、何をさせられるのかという不安を、誰でも抱いていると思ってください。 最初から奇をてらったり、盛り上げようとしすぎると、 進行役と参加者の間にギャップが生じて、「ちょっとついていけない」感じにもなりかねません。 あくまで参加者の状態に寄り添って、盛り上がりも難易度も少しずつステップアップすることを心がけてください。

参加者の雰囲気が温まってきたら、ゲーム性を取り入れたり、時間圧をかけて、テンションを上げていくのもよいと思います。

予定していた内容をそのまま駆け足で行うのは、多くの場合、無理があります。 参加者の負担を増大し、得られるものを減少させるでしょう。

思い切ってワークやアクティビティなどの項目単位でカットしたり差し替えたりすることも考えた方が良いでしょう。 そのために、予めいくつかの進行パターンを想定し、調整項目を決めておくことをおすすめします。

参加者が少ない場合などは、時間超過しそうなことを謝罪したうえで、 「○分くらい延びても大丈夫でしょうか」と全員に確認してみるという方法もあります。